На базе Рыбницкого госархива прошёл Республиканский семинар повышения квалификации начальников территориальных управлений документацией и архивами по теме реализации госполитики в области архивного дела и управления документацией и безопасности Архивного фонда ПМР. В работе семинара приняли участие председатель Совета народных депутатов Рыбницкого района и г. Рыбницы Вадим Лозовский, заместитель главы госадминистрации по социальным вопросам Юрий Молдовский, начальник Государственной службы управления документацией и архивами ПМР Зинаида Тодорашко, её заместитель Тамара Мокан, руководители и специалисты территориальных управлений документацией и архивами, начальники управлений госадминистрации.
Рыбница стала площадкой для обмена мнениями и практических действий. Говорили о проблемах развития архивного дела Приднестровья и безопасности архивного фонда. Было отмечено, что в таком формате не собирались практически два последних десятилетия.
«С 2007 года служба находится под непосредственным руководством главы государства. Являясь исполнительной ветвью власти, мы управляем документальным и архивным фондом всех госструктур, ветвей власти и всех уровней компетенции. Работа с документацией и в конечном счёте формирование архива и архивных фондов связаны с таким понятием как государственная дисциплина. Весь госаппарат территориального уровня, в том числе районов и городов, обязан работать по единым требованиям. На сегодняшний день по итогам административной реформы введена межведомственная система электронного документооборота и работы с электронным документом, в полной мере в этом принимает участие и Рыбницкая госадминистрация. Особое значение придаётся подбору и расстановке, воспитанию и профессиональной подготовке кадров. Ответственность за работу с документами и формирование архивного фонда в равной степени разделяют госадминистрация и территориальное управление документации и архивами», – подчеркнула начальник Госслужбы Зинаида Тодорашко. Руководитель госслужбы отметила, что территориальное управление находится на хорошем счету. Зинаида Георгиевна рассказала о проведённой работе по закрытию советского периода, по сверке наличия и сохранности документов, страхованию документации по структурам госуправления районов, отметив особенности и недочёты, были также даны рекомендации в дальнейшей работе.
О состоянии дел в управлении документации и архивами рассказала начальник Лиана Пивоварова.
Комплектование госархива района и города осуществляется в соответствии с утверждённым списком организаций – источников комплектования согласно плану на текущий год и определяет состав документов, подлежащих приёму на государственное хранение. В список на 2024 год входят 50 организаций. УДиА принимает участие в совещаниях, семинарах, проверках и других мероприятиях, проводимых госадминистрацией по вопросам работы архивов и организации документов в делопроизводстве, участвует в работе экспертных комиссий организаций. Как отметила Лиана Рафаелевна, ежегодно проводятся консультации и семинары для ведомственных архивов организаций – источников комплектования на темы: составление номенклатур дел; организация и порядок проведения экспертизы ценности документов; порядок формирования дел в организации. В состав Рыбницкого госархива вошёл межведомственный архив по личному составу, который пополняется документами по личному составу ликвидируемых учреждений. Управление обеспечивает соблюдение установленного порядка передачи документов на госхранение в госархив согласно плану и межведомственный архив по личному составу в случае ликвидации организаций. По состоянию на 1 января 2024 года в УДиА находятся: в госархиве в 168 фондах – 49719 дел за 1910-2023 годы; в межведомственном архиве по личному составу в 373 фондах – 36212 дел за 1943-2023 годы.
Управлением проводятся на подведомственной территории плановые, внеплановые и внеочередные проверки органов госвласти и управления, организаций на предмет соблюдения требований законодательства в области архивного дела и документационного обеспечения управленческой деятельности, обеспечения сохранности и использования архивных документов в порядке, установленном действующим законодательством. В 2023 году проведены 9 внеплановых и 2024 году – 2 плановые проверки соблюдения требований законодательства в области архивного дела и управления документацией. В случае выявлений нарушений требований законодательства в области архивного дела и документации Управлением выдается предписание, а подконтрольные лица работают над устранением нарушений. За 2023 год поступило 2164 запроса социально-правового характера от граждан и учреждений. В ответ на запросы выдано 5097 архивных справок и выписок социально-правового характера. На сегодняшний день Управление через ГСУДА ПМР принимает запросы граждан и организаций по электронной почте из любых стран.
Для обеспечения создания страхового фонда ПМР при поддержке президента ПМР Государственной службой в территориальное управление Рыбницы передан планетарный сканер. Для осуществления сканирования особо ценных документов выделена штатная единица. По состоянию на 1 июня отсканировано 2260 дел, 281398 листов за 1910-2021 годы.
«Фактически в архиве работают шесть сотрудников. Объем плановых работ в среднем вдвое превышает нормативные нагрузки на специалистов государственных архивов. Обеспечение такого режима работы государственных архивов осуществляется за счёт профессионального опыта, командной организации работы с взаимозаменяемостью и взаимопомощью», – заключила начальник управления Лиана Пивоварова. В этой должности она трудилась практически десять лет, в связи с переездом увольняется.
Важность работы госархивов подчеркнули председатель депутатского корпуса Вадим Лозовский и заместитель главы госадминистрации Юрий Молдовский, поблагодарив руководителя за плодотворную совместную работу. За многолетний добросовестный труд, высокий профессионализм Лиана Пивоварова награждена Грамотой госадминистрации и Совета народных депутатов.
Начальник Госслужбы вручила руководителю ведомственную награду нагрудный знак «За вклад в развитие архивного дела».
Совсем недавно работники архивов отметили свой профессиональный праздник. На мероприятии присутствовали ветераны архивной отрасли Юлия Леденёва и представитель Дубоссарского района Мария Мушуманская. В торжественной обстановке им были вручены ведомственные награды.
В программу семинара вошла также экскурсия по архивохранилищам, коллеги обменялись опытом и подвели итоги работы.
